Solo2 Pro pro účetní firmy

Daňové, mzdové a ekonomické údaje vašich klientů bez procházení cizími servery. Prokazatelný soulad s GDPR.

Co se dnes děje v účetní kanceláři, která s klienty používá WhatsApp

Reálné případy, které vidíme v každé kanceláři:

Výplatní pásky přes WhatsApp

Klient vám pošle podepsanou výplatní pásku zaměstnance k založení. Osobní údaje pracovníka (rodné číslo, plat, srážky, IBAN) putují přes servery v USA. Úřady to považují za zpracování osobních údajů podléhající GDPR.

Čtvrtletní hlášení s fotkami PDF

Uzávěrka čtvrtletí: klient fotí faktury a hlášení, abyste je potvrdili. Údaje o obratu, marže, dodavatelé, finanční pozice — citlivé informace pro konkurenci — procházejí kanálem, nad nímž nemáte technickou kontrolu.

Seznam zaměstnanců s nemocenskými

Pracovněprávní informace smíchané s údaji o zdravotním stavu. Údaje podle čl. 9 GDPR (zvláště chráněné) ve skupině na WhatsAppu. Pokud dojde k úniku, sankce od úřadu pro ochranu osobních údajů dopadá na účetní firmu jako správce.

Co říká zákon

Jako účetní firma jste odpovědní za zpracování údajů klienta i zaměstnanců tohoto klienta. GDPR vás zavazuje zajistit důvěrnost, integritu a dostupnost těchto údajů pomocí vhodných technických a organizačních opatření.

Když data procházejí službou, jejíž obchodní model je založen na analýze metadat, soulad se stává obtížně prokazatelným. Úřady v Evropě již pokutovaly profesionální kanceláře za úniky v neformálních kanálech s pokutami, které mohou být velmi vysoké.

Kritérium je jasné: výběr nevhodného kanálu pro osobní údaje je odpovědností profesionála, nikoli klienta.

Jak to Solo2 Pro řeší

Data neprocházejí našimi servery

Výplatní páska, hlášení, seznam nemocenských — vše putuje přímo mezi zařízením klienta a vaším. Nemáme kopii, nemáme zálohu, nemáme technický způsob, jak to přečíst. Subdodavatelé s přístupem k obsahu: žádní.

Data vždy na evropském území

Počáteční signalizace (moment navázání spojení) probíhá v evropské infrastruktuře (Hetzner, Německo). Neexistují žádné mezinárodní přenosy podléhající standardním doložkám. Díky konstrukci nedochází k průchodu jurisdikcemi mimo GDPR.

Štítky podle klientů, šifrovaný spis

Uspořádejte své tunely podle klientů (místní barevné štítky: DPH čeká, OSVČ, s.r.o., nová registrace). Štítky jsou pouze vaše, nikdy se nesynchronizují ke klientovi. Místní trezor je šifrován vašimi 24 slovy.

Auditovatelný export pro úřady nebo požadavky

Pokud potřebujete exportovat konverzace s konkrétním klientem v časovém rozsahu (uzávěrka roku, kontrola z finančního úřadu), Solo2 Pro generuje soubor s technickým řetězcem úschovy. Robustnější než snímek obrazovky WhatsAppu.

Důkaz náležité péče

GDPR se neplní jen prohlášeními. Je nutné umět prokázat přijatá technická a organizační opatření. Solo2 Pro vám dává:

•Kanál, jehož architektura technicky brání úniku ze strany poskytovatele.
•Veřejné ověření použitých kryptografických primitiv (X3DH, Double Ratchet, stejná jako Signal).
•Smlouvu o zpracování údajů podepsanou s Menzuri Gestión S.L. (odpovědná za službu), i když skutečný rozsah je minimální, protože nezpracováváme obsah.
•Servery na území EU, bez mezinárodních přenosů obsahu (který v naší infrastruktuře neexistuje).
•Pseudonymizované identity: nevidíme ani skutečné jméno klienta, pouze kryptografický identifikátor.

Často kladené otázky

Musím podepsat smlouvu o zpracování údajů s Menzuri?

Ano, poskytujeme ji jako součást registrace. Její rozsah je záměrně minimální, protože nezpracováváme obsah klienta: pouze usnadňujeme počáteční signalizaci mezi zařízeními. Většina standardních doložek se nepoužije, protože nemanipulujeme s chráněnými údaji.

A co když mi klient pošle výplatní pásku přes WhatsApp, protože si nechce nic instalovat?

Odpovíte mu v Solo2. Jakmile váš klient uvidí, že odpovídáte pouze zabezpečeným kanálem, tok se uzavře. Solo2 se otevírá jako odkaz v prohlížeči, bez App Store, bez registrace účtu s telefonem — jednodušší než registrace v téměř jakékoli jiné službě.

Funguje to i pro komunikaci s mým vlastním týmem v rámci kanceláře?

Ano. Plán kanceláře (49 €/měsíc až 10 uživatelů) pokrývá jak komunikaci s klienty, tak mezi členy týmu. Každý profesionál s vlastní šifrovanou identitou.

Promluvte si s nám

E-mail na pro@solo2.net s uvedením velikosti vaší účetní firmy a konkrétního případu, který se snažíte vyřešit. Vždy vám odpoví někdo z týmu do jednoho až dvou pracovních dnů.

pro@solo2.net