Problemet du inte visste att du hade
Om ditt företag skickar fakturor, beställningar, följesedlar eller andra dokument med kunduppgifter via en konventionell meddelandeapp passerar dessa uppgifter genom servrar som förmodligen inte finns i Europa. Eller om de gör det, tillhör de ett företag som lyder under utländsk lagstiftning. GDPR har något att säga om det.
Europeiska dataskyddsregler kräver att du vet var dina uppgifter finns, vem som har tillgång till dem och under vilken jurisdiktion. När du använder en meddelandeapp med en central server passerar dina dokument genom infrastruktur du inte kontrollerar. Dina kunders uppgifter lagras — om än tillfälligt — på maskiner som tillhör ett annat företag, i ett annat land, under andra lagar.
Vad som förändras när det inte finns någon server
I punkt-till-punkt-kommunikation går data direkt från avsändarens enhet till mottagarens enhet. Inget sparas på någon server. När en direktanslutning inte är möjlig passerar de krypterade genom vår spegel, som varken sparar eller kan läsa dem. Dokumentet lämnar din dator i Lugo och når din klients dator i Barcelona, Berlin eller Lissabon.
Detta är viktigt för GDPR. Kontouppgifterna vi sparar finns på servrar i Tyskland, inom Europeiska unionen. Dina meddelanden sparar vi inte på någon server.
Vem detta berör
Om du är advokat och skickar ett avtal till en klient via meddelanden passerar avtalets uppgifter genom en server. Om du är skatterådgivare och delar en skattedeklaration passerar dessa uppgifter genom en server. Om du är läkare och skickar en rapport till en patient passerar hälsouppgifterna genom en server. I alla dessa fall delegerar du förvaringen av konfidentiell information till ett företag du inte valde och inte kontrollerar.
Du gör det inte av elak vilja. Verktyget du använder ger dig helt enkelt inget annat val. För att dina professionella meddelanden inte ska sparas på någon server måste kommunikationen gå direkt från din skärm till mottagarens.
Automatisk efterlevnad
Med P2P-kommunikation behöver du inte granska var din meddelandeleverantörs servrar finns. Du behöver inte verifiera efterlevnad av Privacy Shield eller EU:s standardavtalsklausuler. Du behöver inte lägga till en klausul i din integritetspolicy som förklarar att dina uppgifter 'kan behandlas utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet'. Inget av detta gäller, eftersom ingen tredje part behandlar dina uppgifter.
Efterlevnad beror inte på någons goda vilja. Den beror inte på ett databehandlingsavtal med en leverantör. Den beror inte på att ett amerikanskt företag upprätthåller sitt åtagande gentemot europeisk lagstiftning. Den beror på arkitekturen. Och arkitektur är verifierbar, oföränderlig och ändrar inte uppfattning.
Frågan inför din nästa revision
Nästa gång någon frågar dig var dina kunders data finns kan du svara: «Meddelandena finns på min enhet och på deras. De sparas inte på någon server.»