Solo2 Pro voor administratiekantoren
Fiscale, arbeidsrechtelijke en economische gegevens van je cliënten zonder via vreemde servers te gaan. Aantoonbare GDPR-compliance, niet alleen verklaard.
Privétunnel aanmaken Functies in de app bekijkenWat er vandaag gebeurt in een administratiekantoor dat een gewone chat gebruikt met cliënten
Echte gevallen die we in elk kantoor zien:
Loonstroken via chat
De cliënt stuurt je de ondertekende loonstrook van de werknemer om te archiveren. Persoonsgegevens van de werknemer (BSN, salaris, inhoudingen, IBAN) reizen via servers in de Verenigde Staten. De privacytoezichthouders beschouwen dit als verwerking van persoonsgegevens die onderworpen is aan de GDPR.
Kwartaalaangifte met foto's van de PDF
Afsluiting van het kwartaal: de cliënt fotografeert facturen en aangiften zodat je deze kunt bevestigen. Omzetcijfers, marges, leveranciers, financiële posities — gevoelige informatie voor de concurrentie — kruist een kanaal waarover je geen technische controle hebt.
Werknemerslijst met ziekmeldingen
Arbeidsinformatie vermengd met gezondheidsgegevens bij ziekmeldingen. Gegevens van art. 9 GDPR (speciaal beschermd) in een WhatsApp-groep. Als er een lek optreedt, valt de sanctie van de toezichthouder op het administratiekantoor als verwerkingsverantwoordelijke.
Wat de wet zegt
Als administratiekantoor ben je verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens van de cliënt en van de werknemers van die cliënt. De GDPR verplicht je om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van die gegevens te garanderen door middel van passende technische en organisatorische maatregelen.
Wanneer gegevens een dienst passeren wiens verdienmodel is gebaseerd op de analyse van metadata, wordt compliance moeilijk aan te tonen. Toezichthouders hebben professionele kantoren gesanctioneerd voor lekken die plaatsvonden in informele kanalen, met boetes die kunnen oplopen tot 4% van de jaaromzet of 20 miljoen euro — afhankelijk van wat hoger is.
Het criterium is duidelijk: de keuze voor een ongeschikt kanaal voor persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van de professional, niet van de cliënt.
Hoe Solo2 Pro dit oplost
De gegevens passeren onze servers niet
De loonstrook, de kwartaalaangifte, de lijst met ziekmeldingen — reizen direct tussen het apparaat van de cliënt en dat van jou. We hebben geen kopie, we hebben geen backup, we hebben geen technische manier om ze te lezen. Subverwerkers met toegang tot de inhoud: geen.
Servers op Europees grondgebied
Onze servers staan in Europa. De inhoud van je gesprekken gaat van het ene apparaat naar het andere.
Labels per cliënt, versleuteld dossier
Organiseer je tunnels per cliënt (lokale labels met kleur: btw in afwachting, zzp, bv, nieuwe aanmelding). De labels zijn alleen van jou, ze worden nooit gesynchroniseerd naar de cliënt. De lokale kluis wordt versleuteld met de 24 woorden van de professional.
Auditeerbare export voor de Belastingdienst of verzoek
Als je gesprekken met een specifieke klant binnen een datumbereik moet exporteren (jaarafsluiting, verzoek van de belastingdienst, tuchtprocedure), genereert Solo2 een ondertekende kopie die door iedereen kan worden gecontroleerd en met een gecertificeerd tijdstempel indien gevraagd.
Bewijs van gepaste zorgvuldigheid
De GDPR wordt niet alleen nageleefd met verklaringen. Men moet de genomen technische and organisatorische maatregelen kunnen aantonen. Solo2 Pro geeft je:
- •Een kanaal wiens architectuur technisch lekken aan de kant van de provider voorkomt.
- •Publieke verificatie van de gebruikte cryptografische primitieven (X3DH, Double Ratchet, dezelfde als Signal).
- •Servers op EU-grondgebied, zonder internationale doorgifte van de inhoud (die niet bestaat in onze infrastructuur).
- •Gepseudonimiseerde identiteiten: we zien niet eens de echte naam van de cliënt, alleen een cryptografische identificator.
Veelgestelde vragen
Wat als de cliënt mij een loonstrook stuurt via chat omdat hij niets wil installeren?
Solo2 opent als een link in de browser, zonder app store en zonder registratie met telefoonnummer. Je klant meldt zich aan, en jullie schrijven elkaar via het veilige kanaal.
Werkt het ook om te communiceren met mijn eigen team binnen het kantoor?
Ja. Het Business-abonnement (prijs bij prijzen) dekt zowel de communicatie met klanten als tussen teamleden. Elke professional met een eigen versleutelde identiteit.
Praat met ons
Een e-mail naar pro@solo2.net waarin je de omvang van je administratiekantoor en de specifieke casus die je probeert op te lossen vermeldt. Je krijgt altijd antwoord van een teamlid binnen een of twee werkdagen.
pro@solo2.net