Solo2 Pro dla biur rachunkowych

Dane podatkowe, pracownicze i ekonomiczne Twoich klientów bez przechodzenia przez obce serwery. Udowadnialna zgodność z RODO, a nie tylko deklarowana.

Poproś o pilotaż

To, co dzieje się dzisiaj w biurze używającym WhatsApp z klientami

Realne przypadki, które widzimy w każdym biurze:

Listy płac przez WhatsApp

Klient przesyła Ci podpisaną listę płac pracownika do archiwizacji. Dane osobowe pracownika (PESEL, wynagrodzenie, potrącenia, IBAN) podróżują przez serwery w USA. Organy ochrony danych uznają to za przetwarzanie danych osobowych podlegające RODO.

Deklaracje kwartalne ze zdjęciami PDF

Zamknięcie kwartału: klient fotografuje faktury i deklaracje, abyś mógł je potwierdzić. Dane o obrotach, marżach, dostawcach, pozycji finansowej — informacje wrażliwe dla konkurencji — przechodzą przez kanał, nad którym nie masz kontroli technicznej.

Lista pracowników ze zwolnieniami

Informacje pracownicze zmieszane z danymi o zdrowiu w przypadku zwolnień lekarskich. Dane z art. 9 RODO (szczególnie chronione) w grupie na WhatsApp. Jeśli nastąpi wyciek, sankcja organu ochrony danych spada na biuro jako administratora danych.

Co mówi prawo

Jako biuro rachunkowe jesteś administratorem danych klienta i pracowników tego klienta. RODO zobowiązuje Cię do zapewnienia poufności, integralności i dostępności tych danych za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Gdy dane przechodzą przez usługę, której model biznesowy opiera się na analizie metadanych, udowodnienie zgodności staje się trudne. Organy ochrony danych nakładały sankcje na biura zawodowe za wycieki w kanałach nieformalnych, z karami, które mogą sięgać 4% rocznego obrotu lub 20 milionów euro — zależnie od tego, która kwota jest wyższa.

Kryterium jest jasne: wybór nieodpowiedniego kanału dla danych osobowych jest odpowiedzialnością profesjonalisty, a nie klienta.

Jak Solo2 Pro to rozwiązuje

Dane nie przechodzą przez nasze serwery

Lista płac, deklaracja kwartalna, lista zwolnień — podróżują bezpośrednio między urządzeniem klienta a Twoim. Nie mamy kopii, nie mamy backupu, nie mamy technicznej możliwości ich przeczytania. Podwykonawcy z dostępem do treści: brak.

Dane zawsze na terytorium europejskim

Wstępna sygnalizacja (moment ustanowienia połączenia) odbywa się na europejskiej infrastrukturze (Hetzner, Niemcy). Nie ma transferów międzynarodowych podlegających standardowym klauzulom czy ramom UE-USA. Poprzez konstrukcję, brak przejścia przez jurysdykcje spoza RODO.

Etykiety według klienta, zaszyfrowane akta

Organizuj swoje tunele według klientów (lokalne etykiety z kolorem: VAT w toku, samozatrudniony, sp. z o.o., nowa rejestracja). Etykiety są tylko Twoje, nigdy nie są synchronizowane z klientem. Lokalny sejf jest zaszyfrowany za pomocą 24 słów profesjonalisty.

Audytowalny eksport dla organów skarbowych lub na żądanie

Jeśli musisz wyeksportować rozmowy z konkretnym klientem w danym przedziale czasowym (zamknięcie roku, żądanie z urzędu skarbowego, postępowanie sankcyjne), Solo2 Pro generuje plik z technicznym łańcuchem dowodowym. Solidniejszy niż zrzut ekranu z WhatsApp.

Dowód należytej staranności

Zgodność z RODO nie polega tylko na deklaracjach. Trzeba umieć udowodnić przyjęte środki techniczne i organizacyjne. Solo2 Pro daje Ci:

  • •Kanał, którego architektura technicznie zapobiega wyciekowi po stronie dostawcy.
  • •Publiczną weryfikację użytych prymitywów kryptograficznych (X3DH, Double Ratchet, takie same jak w Signal).
  • •Umowę powierzenia przetwarzania danych podpisaną z Menzuri Gestión S.L. (odpowiedzialnym za usługę), choć rzeczywisty zakres jest minimalny, bo nie przetwarzamy treści.
  • •Serwery na terytorium UE, bez międzynarodowych transferów treści (która nie istnieje w naszej infrastrukturze).
  • •Pseudonimizowane tożsamości: nie widzimy nawet prawdziwego nazwiska klienta, tylko identyfikator kryptograficzny.

Często zadawane pytania

Czy muszę podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych z Menzuri?

Tak, dostarczamy ją w ramach rejestracji. Jej zakres jest celowo minimalny, ponieważ nie przetwarzamy treści klienta: ułatwiamy jedynie wstępną sygnalizację między urządzeniami. Większość standardowych klauzul nie ma zastosowania, ponieważ nie zarządzamy danymi chronionymi.

A co jeśli klient wyśle mi listę płac przez WhatsApp, bo nie chce niczego instalować?

Odpowiadasz mu w Solo2. Gdy Twój klient zobaczy, że odpowiadasz tylko przez bezpieczny kanał, przepływ się zamyka. Solo2 otwiera się jako link w przeglądarce, bez App Store, bez zakładania konta przez telefon — prościej niż rejestracja w prawie każdym innym serwisie.

Czy służy również do komunikacji z moim własnym zespołem w biurze?

Tak. Plan dla biura (49 €/miesiąc do 10 użytkowników) obejmuje zarówno komunikację z klientami, jak i między członkami zespołu. Każdy profesjonalista z własną zaszyfrowaną tożsamością.

Porozmawiaj z nami

E-mail na pro@solo2.net opisujący wielkość biura i konkretny przypadek, który próbujesz rozwiązać. Zawsze odpowie Ci osoba z zespołu w ciągu jednego lub dwóch dni roboczych.

pro@solo2.net
Solo2 Pro