Masalah yang hampir tidak dilihat siapa pun
Seorang pengacara menerima dokumen sensitif dari kliennya. Seorang dokter mendiskusikan diagnosis dengan rekannya. Seorang psikolog berkoordinasi dengan psikiater mengenai perawatan seorang pasien. Seorang konsultan pajak mengirimkan data surat pemberitahuan pajak. Semuanya dilakukan melalui aplikasi pesan. Dan hampir tidak ada yang berhenti sejenak untuk memikirkan di mana pesan-pesan tersebut berakhir.
Jawabannya, dalam banyak kasus, adalah: di server yang tidak mereka kendalikan, di negara yang hukumnya tidak mereka ketahui, dikelola oleh perusahaan yang model bisnisnya justru mengumpulkan data. Pesan mungkin dienkripsi selama transit, tetapi begitu sampai di server, pesan tersebut adalah salinan yang disimpan di infrastruktur pihak ketiga.
Apa yang dikatakan hukum
GDPR Eropa sudah jelas: siapa pun yang menangani data pribadi pihak ketiga bertanggung jawab untuk melindunginya dengan langkah-langkah teknis yang memadai. Niat baik saja tidak cukup. Tidak cukup hanya aplikasi tersebut mengatakan ia mengenkripsi. Jika data klien Anda berada di server yang tidak mematuhi peraturan Eropa, Andalah yang bertanggung jawab.
Dan ini bukan hanya tentang GDPR. Rahasia profesional — yang diatur untuk pengacara, dokter, psikolog, auditor, dan banyak lainnya — mensyaratkan bahwa komunikasi dengan klien bersifat rahasia. Bukan rahasia "sejauh mungkin". Tetapi benar-benar rahasia. Jika saluran yang Anda gunakan tidak dapat menjaminnya secara teknis, Anda menanggung risiko yang seharusnya tidak Anda tanggung.
Apa yang dibutuhkan seorang profesional?
Apa yang dibutuhkan seorang profesional yang menangani informasi sensitif sebenarnya sangat sederhana. Mereka memerlukan saluran di mana pesan berpindah langsung dari perangkat mereka ke perangkat penerima, tanpa melewati server perantara mana pun. Di mana tidak ada salinan di awan mana pun. Di mana tidak perlu memberikan nomor telepon pribadi. Dan di mana infrastrukturnya mematuhi peraturan Eropa sepenuhnya.
Mereka tidak memerlukan aplikasi yang rumit. Tidak membutuhkan pelatihan. Tidak perlu mengubah cara mereka bekerja. Mereka memerlukan persis apa yang sudah mereka gunakan — pesan instan — tetapi dengan jaminan teknis bahwa informasi tersebut tidak meninggalkan perangkat kedua orang yang berpartisipasi dalam percakapan.
Perbedaan antara mengenkripsi dan tidak menyimpan
Mengenkripsi pesan dan menyimpannya di server seperti memasukkan dokumen ke dalam kotak brankas dan meninggalkannya di rumah orang asing. Brankas itu memang bagus. Namun dokumen itu tetap berada di rumah orang lain. Dan orang lain itu dapat menerima perintah pengadilan, dapat menderita serangan siber, atau mungkin saja mengubah ketentuan layanannya.
Alternatifnya adalah dokumen tersebut tidak pernah meninggalkan kantor Anda. Dokumen itu berpindah langsung dari meja Anda ke meja klien Anda, tanpa melewati perantara mana pun. Itulah yang dilakukan oleh komunikasi langsung antar perangkat: menghilangkan perantara. Bukan karena perantaranya jahat. Tetapi karena perantara tersebut tidak diperlukan. Dan sesuatu yang tidak diperlukan, dalam hal keamanan, selalu merupakan risiko.
Masalah tanggung jawab
Pada akhirnya, pertanyaan yang harus diajukan setiap profesional kepada diri sendiri adalah: jika besok percakapan dengan klien saya bocor, dapatkah saya membuktikan bahwa saya menggunakan saluran yang aman secara teknis? Dapatkah saya membuktikan bahwa data tersebut tidak pernah meninggalkan perangkat kami? Dapatkah saya membuktikan bahwa saya tidak bergantung pada niat baik sebuah perusahaan dari benua lain?
Alat yang Anda pilih untuk berkomunikasi dengan klien menunjukkan banyak hal tentang cara Anda menghargai kepercayaan mereka. Dan ada alat yang dirancang tepat untuk itu: agar kepercayaan tidak bergantung pada janji, tetapi pada arsitektur.